Job description
אנו מחפשים מנהל.ת לשכה מקצועי.ת, מסור.ה ויסודי.ת.
הזדמנות ייחודית לעבוד בסביבה דינמית וחדשנית, להיות במרכז העשייה הטכנולוגית ולהשפיע באופן ישיר על יעילות וארגון האגף.
ניהול שוטף, סנכרון ותמיכה אדמיניסטרטיבית כוללת עבור מנהלת האגף.
התפקיד מצריך הבנה של סדרי עדיפויות, יכולת עבודה עצמאית וממשקית כאחד, ומחויבות לסטנדרטים גבוהים של מקצועיות ודיסקרטיות.
תחומי אחריות עיקריים:
ניהול ותיאום יומנים מורכבים ודינמיים, קביעת פגישות רבות משתתפים, תיעדוף ותזמון אופטימלי, תוך התחשבות בסדרי עדיפויות משתנים.
מעקב פרואקטיבי ושיטתי אחר משימות, החלטות ופרויקטים באגף ובממשקים, והבטחת עמידה בלוחות זמנים.
סינון, מענה וטיפול שוטף בפניות טלפוניות ומיילים המגיעים ללשכה, ניהול התכתבויות רשמיות וסיוע בתקשורת פנים ארגונית.
הכנה, עריכה ועיצוב מצגות מקצועיות לפורומים בכירים (פנימיים וחיצוניים), ריכוז וניהול קבצי נתונים ומידע רגיש.
תיאום לוגיסטי מלא לישיבות פנימיות וחיצוניות של מנהלת האגף וצוותיה, כולל הכנת סדר יום, חומרים נלווים, תיעוד פרוטוקולים ומעקב אחר החלטות.
יצירת וניהול קשרי עבודה שוטפים עם מנהלים בכירים בחברה, מנהלי אגפים, מחלקות וגורמי מפתח חיצוניים.
סיוע אדמיניסטרטיבי ותפעולי בפרויקטים ויוזמות טכנולוגיות שונות באגף מערכות המידע.
עבודה עם חומרים מסווגים ורגישים, תוך הקפדה על דיסקרטיות ואבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר.
טיפול במשימות אדמיניסטרטיביות כלליות, כולל הזמנות ציוד, מעקב אחר חשבוניות וכו'.
דרישות:
אנרגיה חיובית ויכולת לעבוד בקצב גבוה
יוזמה
חוכמה רגשית, דיפלומטיות וכושר ביטוי מעולה
סקרן.ית – רוצה להבין, ללמוד ולהתפתח בעולם הטכנולוגיה
יכולות ארגון, סדר ושיטתיות יוצאות דופן, עם הקפדה על פרטים ויסודיות.
השכלה אקדמית – יתרון.
שליטה מלאה ומוכחת ביישומי Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ויכולת ללמוד מערכות ממוחשבות חדשות במהירות- חובה.
יכולת ביטוי גבוהה באנגלית בכתב ובע"פ – יתרון.
שעות עבודה: משרה מלאה, 5 ימים בשבוע
ניסיון נדרש: ללא נסיון